מה הזמן אומר לנו? אסטרטגיות לניהול זמן

זמן, מצוי בשפע, חינם אין כסף, ובכל זאת יקר כל-כך. נשמע כפרדוקס, האומנם?

זמן מהו
הזמן הינו מימד, או אם תרצו, יחידה למדד כמותי. הזמן חולש על כל תחומי החיים שלנו, כמו גם על אירועים, מחזוריות ומעגליות החיים. לזמן יש ערך חברתי, היסטורי, קיומי, כלכלי ואישי. זמן יכול להיות מצוי בשפע או לחילופין להינתן בהגבלה, וכן, זמן ניתן לניהול.

הגדרה ותקצוב
ניהול דורש סדר, לשם כך, צרו טבלה בעלת חמש עמודות. בעמודה הראשונה זהו והגדירו את המשימות והמטרות העומדות לפניכם. מיד אחר כך, בעמודה הבאה, במילה אחת בלבד, רשמו את הגדרת הזמן הנדרש לכל משימה ברשימה. היעזרו במלים יומי, שבועי, חודשי, שנתי, ארוך טווח וכדומה (ציינו מועד סיום אם למשימה יש מועד פקיעה מוחלט). בעמודה המקבילה, פרטו את היעד או המטרה שלשמה נרשמה המשימה בטבלה שלכם. המשיכו הלאה, ובעמודה השלישית, דרגו במילה אחת, את הקטגוריה ההולמת את המשימה, החל מדחוף, וחשוב, ועד לא חשוב או מיותר. לאחריה, הגדירו את יעד האחריות, משמע, משימה אישית (פעילות ספורטיבית, קריאה וכדומה), משימה משפחתית (נקיון, צביעה, הסעת הילדים וכדומה), משימה כלכלית (עבודה), חברתית (בילוי), ושונות. בקטגוריה האחרונה יש לכלול פעולות שאינן חשובות, אינן דחופות, או בלתי רצויות.

עקרון ״הפרד ומשול״
שלב קריטי בתהליך הניהול, מתייחס לעיקרון הפרדת המשימות העומדות בפנינו. תחילתו של התהליך ברישום מדוקדק של כל המשימות, היעדים ואו המטרות העומדות בפנינו. בשלב הבא יש למיין ולנתב את סדרי העדיפויות של המשימות, כאשר החשובה מכולן נרשמת בראש הטבלה. זיכרו כי מאחורי כל החלטה שלכם עומד יעד, זהו אותו ואת המוטיבציה המנחה שלכם.

מזעור שינון ותרגול
תהליך לימוד ניהול הזמן שלנו, דורש מאיתנו תרגול והתמדה. שיטת המזעור, כשמה כן היא. מטרתה לסייע באימוץ שינויים באופן הדרגתי, על ידי אימון חוזר ונשנה. התחילו בהצמדות למימוש יעד אחד יומי בהצלחה תוך הקפדה על סיומו במסגרת הגבלת הזמן המוקצב, ותרגלו יעדים נוספים לאחריו.

אסטרטגית היישום
ככל שאנו מפיקים תועלת רבה יותר מהזמן שלנו, היעדים שהצבנו לעצמינו ייכבשו במידת הצלחה וסיפוק רב יותר. העדיפו מהלכים קלים ופשוטים להשלמת המשימות על-פני דרכים מורכבות שיידרשו זמן ותכנון רב יותר.

זיהוי המכשולים שבדרך להצלחה
נתינה חסרת גבולות לבני משפחה, לחברים, או פעולות התנדבותיות ודומיהן, מרמזות על קשיים בניהול זמן. מומלץ ליצור גבול למערכת הנתינה שלכם, ולהבהיר את תחומי האחריות ומידת הוויתור. יש וניהול מספר פרוייקטים בו זמנית יוצא מכלל שליטה, מה שעלול להוביל לעיכוב, לחוסר התמדה ובסופו של יום אף לכשל בהשגת המטרות. היו עירניים לרגשותיכם, האם יש בכם דחף מתמיד לשלוט?, לארגן?, קושי להתחיל?, נטיה קבועה לדחית מועדים?, חוסר ריכוז? נתינה חסרת גבולות?, קושי בלסרב או פשוט לאמר ״לא״, והעדפה לנהוג בשיטת ״הזרימה עם הזמן״.

מימוש ויישום
בבסיס היישום מונחת ההנחה כי כל משימה נרשמה מתוך ייעוד וכוונה חד משמעית לסיים אותה, ורק לאחר ביצועה היא תמחק מהדף.

ולסיכום
דוויט ד. אייזנהואואר, נשיא ארצות הברית, ה-34 במספר, צוטט כך : ״מה שחשוב, דחוף לעיתים רחוקות, ומה שדחוף חשוב לעתים רחוקות״. אמצו את האימרה המשמעותי של הנשיא, בבואכם לנהל ביעילות את הזמן היקר או הפנוי שעומד לרשותכם.
 
 

תמונה: Salvatore Vuono freedigitalphotos

 

אהבת? לחץ כאן וקבל עדכונים על תכנים חדשים שלי
+ שמירה על זכויות היוצרים למאמר באחריות הכותב בלבד

תגובות

טוען...
הצג הכל