ניהול זמן

ניהול זמן - המירוץ נגד השעון המתקתק "טי.אם.טי. / 9be " - עודד מנס. יועצים עסקיים וארגוניים, מאמנים עסקיים, חונכים עסקיים מטעם משרד הכלכלה (תמ"ת). מרצים ומנחים סדנאות לניהול, ממתמחים באימון מיומנות ניהול, מפתחים כלים ניהוליים ממוחשבים בהתאמה אישית.

ניהול זמן / השעון המתקתק

המרוץ נגד השעון המתקתק
מאת : עודד מנס וקלאודיה גוטמן

"טי.אם.טי. / 9be " - עודד מנס.
יועצים עסקיים וארגוניים, מאמנים עסקיים, חונכים עסקיים מטעם משרד הכלכלה (תמ"ת).
מרצים ומנחים סדנאות לניהול, ממתמחים באימון מיומנות ניהול, מפתחים כלים ניהוליים ממוחשבים בהתאמה אישית.


כאשר חשבנו לכתוב מאמר בנושא ניהול זמן, המחשבה הראשונה שעלתה במוחנו הייתה: "אין לנו זמן " ! זה חשוב אבל לא דחוף !

דחוף לא בהכרח חשוב
רובנו שוגים ובוחנים מטלות על-פי מידת הדחיפות בלבד. משום מה המחשבה כי דחוף = חשוב מטעה את רובנו. היכולת להבחין בין מידת הדחיפות ולשלבה במידת החשיבות, היא אחת המיומנויות החשובות של מנהל. הידע להבחין ולעסוק בעיקר, במה שבאמת חשוב לי ולעסק שלי, קשורה לא מעט בידע בניהול זמן.גם האבחון בין מה שחשוב לי לבין מה שחשוב לעסק שלי, בעייתי וקשה מאוד.
השורה התחתונה הנה שניהול זמן אישי ועסקי הנם תחומים שאותם ניתן ללמוד, להתאמן ולהשתפר ברמת המיומנות האישית והארגונית גם יחד.

הגדולות, הבינוניות והקטנות
נעצור לרגע, ונחשוב - במה אנחנו משקיעים את זמננו ? כיצד מתחלקת עוגת הזמן היומית/ שבועית/ חודשית?
במה אנו מטפלים ובאילו סוג מטלות ? גדולות ? בינוניות ? קטנות ?
לא נשכח כי קיימות מטלות קטנות בעלות חשיבות ודחיפות עליונה.
תחילה נכניס לסדר היום שלנו (תוכנית יומית שבועית או תקופתית המכילה את כל המטלות שלנו) את המטלות הגדולות (החשובות והדחופות גם יחד), בין מטלות אלו נשבץ מטלות בינוניות (חשובות אך לא דחופות), ולאחר מכן נשבץ מטלות קטנות (מטלות קטנות – דחופות אך לא חשובות) ותמיד נאיר מקום לבלתי צפוי ובלתי מתוכנן או/ו למטלות "שעל הדרך".
יש לזכור, ראשית יש לשבץ את המטלות הגדולות (המטלות החשובות לנו אישית ועסקית הגוזלות ברוב המקרים זמן רב), כי במידה ולא נעשה כן, יקשה עלינו לשבץ מטלות גדולות בין המטלות הבינוניות והקטנות.
כמה מאיתנו חושבים לעצמם: "נעיף מעל השולחן את המטלות הקטנות ואז נטפל במטלה החשובה באמת", מגיעים ליום המחרת, שלא נדבר לשבוע לאחר מכן מבלי להגיע למטלה החשובה באמת.

הדברים שבאמת חשוב להשיג
כאשר אנו רוצים באמת לנהל את הזמן עלינו להתחיל מראשית הדרך – להציב מטרות ויעדים כדי שנוכל לבנות לעצמנו את המסלול הטוב ביותר וללכת בו כדי להגיע ליעד. ניהול זמן מתחיל ברישום ואבחון מטרותינו העסקיות וכמובן גם האישיות - הדברים שבאמת חשוב לנו להשיג.
"החוק" אומר: נטפל בנושא / במטלה החשובה ביותר בשעה שאנו רעננים ובשיא כוחנו. במטלות הקטנות, טלפונים "לא חשובים", אדמיניסטרציה, נטפל בשעות שאנו לא בשיאנו. אם נטעה במשהו, לא נענש בחומרה.
כדי להשלים את "החוק" הפשוט הזה, סדר החשיבות של הטיפול במטלה החשובה ביותר מתוך הרשימה הארוכה והבלתי נגמרת של המטלות שלנו, נקבע על-פי הנוסחה הבאה (בעסקים כמובן): מה יביא את הרווח הכספי הגבוה ביותר, או לחילופין מה יביא לחסכון הגבוה ביותר.
ישנם חוקים רבים נוספים לניהול זמן אפקטיבי. לדוגמא: לא נאפשר שדברים שאינם קשורים למטלה יסיטו את מחשבותינו, ריכוזינו וערנותנו. יש להיזהר מאוד מסטיות במהלך העבודה, ומדובר בכל מה שעלול להסיח את דעתנו מעיסוקנו באותו הרגע – כולל "הפרעות" של מזכירה, אורחים לא קרואים, טלפון, מייל ועוד.


יש רק 24 שעות ביממה
ניהול זמן מתאפיין בעובדות חיים. אין אנו יכולים להכניס ליום נתון אחד יותר ממספר השעות שבו. ברוב המקרים מספר המטלות שאנו מנסים לבצע עולה בהרבה על יכולתנו. לחזור הביתה עם התחושה "לא הספקתי כלום" היא דוגמה אחת בלבד לחוסר תכנון וניהול זמן. למרות שאנו יודעים בבירור, שכל משימה לוקחת זמן רב יותר מאשר הזמן שאנו מתכננים, אין אנו משאירים חלונות זמן בין פגישה ופגישה ובכלל. אנו יודעים כי אנו חייבים לבצע מספר טלפונים, אך לא מתכננים מתי נעשה זאת. אנו חייבים לקבוע פגישה עם עצמנו, לכבד את עצמנו ואת הזמן שלנו, בצורה פשוטה, בסגירה של תא זמן ביומן שלנו, ידני, ממוחשב וכל שתבחרו – אבל משום מה רובנו איננו עושים זאת.

החשיבות של תכנון מראש
כמה מאיתנו מגיעים (גם אם בביטחון רב) לפגישה מבלי לתכנן אותה מראש?
כמה מאיתנו מתכננים את הפגישה ברכבם בדרך לפגישה (במקרה הטוב) ?
מתי הקדשנו מחשבה למהות הפגישה ולתוצאות שברצוננו להשיג בתום הפגישה ? לא ברמה של "איך ניכנס ומה נאמר בפגישה", אלא ברמה של "איך אנו רוצים לצאת מהפגישה"? אילו תוצאות יספקו אותנו? מה המחיר שאנו מוכנים לשלם? מה תהייה הטקטיקה שננקוט ? לוקח זמן להכין את הפגישות שלנו כראוי ולכן חשוב לתכנן אותן מראש.
רוב הפגישות, כולל פגישות משא ומתן, היכולות לחסוך לנו ממון רב למשך שנים ארוכות (הסכמי שכירות, שכר, רכש ועוד) אינן מתוכננות כראוי, אלתורים הם שם המשחק . בארצנו הקטנה במיוחד, המינוחים השולטים הם : "יהיה בסדר", "נסתדר", "נאלתר", "נבצע תוך כדי תנועה".
אחת הדוגמאות הרווחות בין המלמדים ניהול זמן (לא מידע אישי), הנה שבניית בניין משרדים בארה"ב אורכת 5-4 שנים תכנון ושנה אחת בנייה. לעומת זאת בארץ מוקדשת שנה אחת בקושי לתכנון ו- 4 שנים לבנייה. לסיכום: בניהול זמן, בניהול בכלל ובמו"מ – אלמנט האלתור אמור לשאוף לאפס.

להשתחרר מההרגלים הישנים
בראש ובראשונה, הרבה לפני שננסה לעבור לניהול נכון, אנו חייבים להקדיש זמן לעצמנו ברמה האישית ולהבין, כי המפתח לניהול בכלל וניהול זמן בפרט מותנים ביכולתנו לצאת מתוך אותם הרגלים ישנים בהם אנו שבויים. היכולת להתמיד ולא לברוח להרגלים הישנים, הנה אבן הבוחן לשינוי הלא קל (הקשה) והמתמשך.
ניהול זמן דורש אימון מתמשך. כללים לניהול זמן רבים ומגוונים, ואין מדובר במעשה קסמים. יש להתאמן בניהול זמן, להבין, לקבל ולהפנים את הכללים החדשים, המעייפים לעיתים. הפיתוי לחזור להרגלים הישנים – תמיד אורב בפתח, קורץ לנו, מחייך את חיוכו המפתה. לשם הרחבת הידע בתחום זה, מומלץ לקבל יעוץ אישי או להצטרף לסדנא למיומנויות ניהול. בהצלחה.

"טי.אם.טי. / 9be " - עודד מנס.
יועצים עסקיים וארגוניים, מאמנים עסקיים, חונכים עסקיים מטעם משרד הכלכלה (תמ"ת).
מרצים ומנחים סדנאות לניהול, ממתמחים באימון מיומנות ניהול, מפתחים כלים ניהוליים ממוחשבים בהתאמה אישית.




אהבת? לחץ כאן וקבל עדכונים על תכנים חדשים שלי
+ שמירה על זכויות היוצרים למאמר באחריות הכותב בלבד

תגובות

טוען...

כותבי המדור

הצג הכל